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29 de julho de 2022
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O Blog da Brasil Benefícios
Vale muito a pena manter organizados os comprovantes dos diversos pagamentos realizados ao longo dos meses. Afinal, se é desconfortável ser cobrado por algo que já foi pago, mais desagradável ainda é não conseguir comprovar a quitação e ter de pagar novamente.
A boa notícia é que há um prazo máximo para empresas, fornecedores em geral e órgãos públicos reclamarem de pagamentos não efetuados. Então, os comprovantes precisam ser arquivados apenas por este período. Assim é preciso guardar:
Também é importante saber que, nos casos de serviços prestados de forma contínua, os fornecedores são obrigados a encaminhar aos seus clientes a declaração de quitação de débitos referente ao ano anterior. Isso vale para situações como o fornecimento de água, luz, telefone, TV por assinatura, escolas, cartão de crédito etc. Segundo determina a legislação federal, os fornecedores devem enviar esta declaração todo mês de maio e este documento substitui os recibos mensais emitidos ao longo do ano anterior.
Uma dica preciosa é guardar todos estes documentos de forma digital, evitando o risco de acumular e perder papéis. Se você faz pagamentos pela internet, adote uma atitude ambientalmente responsável e apenas salve os documentos. Já quem prefere pagar nas agências bancárias, pode usar o celular para fotografar os comprovantes.
Em ambos os casos, o melhor é guardar os arquivos em nuvem, ou seja, em um serviço de armazenagem virtual. Serviços como Dropbox, OneDrive, Google Drive, Box e iCloud oferecem planos gratuitos com espaço suficiente para guardar arquivos em PDF. Todos são fáceis de utilizar, bastando efetuar um cadastro e registrar uma senha de acesso para começar a usar. Para agilizar a localização, a orientação é criar pastas para cada ano e, dentro delas, criar pastas para cada mês e sempre nomear o arquivo com a conta a que se refere.
Guardar em nuvem é vantajoso. Evita perder os comprovantes no caso de problemas com seu computador e, diante de alguma necessidade, os documentos estarão sempre à mão: em qualquer lugar com acesso à internet você poderá baixar o arquivo.
Organizar todos os documentos pode parecer muito trabalhoso no começo, mas, depois de tudo ajeitado, a rotina de armazenamento é extremamente simples e a tranquilidade de ter tudo em ordem compensará o esforço. Quem já teve de revirar a casa à procura de um comprovante de uma conta paga quatro anos atrás, sabe!
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